○小美玉市情報公開条例に関する事務処理要領
平成18年3月27日
訓令第14号
第1 趣旨
この訓令は，小美玉市情報公開条例(平成18年小美玉市条例第10号。以下「条例」という。)及び小美玉市情報公開条例施行規則(平成18年小美玉市規則第12号。以下「規則」という。)の規定により行う情報公開事務の処理手順について定めるものとする。
第2 情報公開事務の窓口
情報公開の窓口は総務部総務課とし，次の事務を行うものとする。
1 総務部総務課
総務部総務課は，本庁各課室等及び各出先機関の管理に属する情報について，次の事務を行う。
ア 情報の公開に関する総合案内
イ 請求に係る情報に関する相談
ウ 請求書の受領
エ 情報の検索資料の整備
オ 情報の公開場所の提供
2 本庁各課室等及び各出先機関
本庁各課室等及び各出先機関は，それぞれの管理に属する情報について，次の事務を行う。
ア 請求に係る情報に関する相談等
イ 請求書の受領(ただし，複数の所管に関係するものを除く。)
ウ 情報の検索資料の作成
第3 請求書の提供があった場合の事務処理
1 請求書の受領及び収受
(1) 請求書の受領
総務部総務課に請求書の提出があった場合は，次の事務を処理するものとする。
ア 情報の検索及び特定
(ア) 請求に係る情報を，文書目録等により検索し，当該情報を特定する。
総務部総務課ではこのほか，当該情報を特定するため，請求に係る情報を管理する課室等(以下「主管課」という。)と連絡を取り，必要に応じて主管課の職員の立会いを求める。
(イ) 請求に係る情報を特定したときは，当該情報が条例の適用を受ける情報であること(①条例第2条第2号の定義に該当する情報であること，②条例第17条の規定の適用を受ける情報でないこと，③条例附則第3項に該当する情報でないこと)を確認する。
イ 請求書の記載内容の事前審査等及びその受領
情報の特定がなされた場合には，次により，請求書の記載内容の審査等を行った上で，請求書を受領する。
(ア) 請求書(規則様式第1号)の各欄の記載内容の審査に当たっての留意事項
a 「住所又は所在地，氏名又は名称，電話番号」欄について
① 公開・非公開の決定処分を受ける当事者を確定し，決定通知書の送付先を特定するために必要なので，正確に記載してあること。
② 執務時間内に確実に連絡がとれる電話番号が記載してあること。
特に法人その他の団体からの請求にあっては，担当者の氏名及び所属・電話番号が記載してあること。
b 「公開を請求する情報の件名又は内容」欄について
請求する情報の名称又は当該情報を検索し，特定し得る程度に，具体的に求める情報の内容が記載してあること。
c 「公開の方法」欄について
該当する番号が○印で囲んであること。
d 「請求の目的」欄について
この欄の記入については，請求者の任意となっているが，不適正使用の未然防止，また，請求に係る情報の特定等にも役立つものなので，できる限り記入してもらえるようお願いする。
(イ) 請求書の記載内容の補正，指導
a 請求書の記載内容に書き漏れ，誤り又は内容が不明確等の点がある場合には，請求者に対して補正するよう指導する。
b 不適正使用のおそれがあると認められる場合には，条例の趣旨，目的を説明し，不適正使用をしないよう十分に指導する。
ウ 請求者に対する説明
請求書を受領したときは，請求者に対して次の事項を説明する。
(ア) 公開・非公開の決定は，請求があった日から起算して15日以内に行い，その結果は文書で通知すること。
やむを得ない理由があるときは，当該決定を延期することがあること。その場合は，その旨を文書で通知すること。
(ウ) 写しの交付を請求する者は，写しの交付に要する実費を負担することになるものであること。
郵送を希望するときは，郵送料についても同様であること。
(2) 請求書の収受
総務部総務課において請求書を受領したときは，当該請求書について，小美玉市文書事務取扱規程(平成18年小美玉市訓令第6号。以下「文書事務取扱規程」という。)の定めるところにより，収受日付印を押印するとともに，文書収発簿に必要事項を記入する。
(3) 主管課に，直接請求書の提出があった場合
主管課は，速やかに情報公開の相談に対応するための担当者を決めるとともに，請求者が直接主管課に請求書を提出した場合においては，請求者の利便等を考慮し総務部総務課と連絡を図ったうえ，当該主管課に属する情報の請求に限り，受付を行うものとする。
2 請求書の受理及び送付
総務部総務課において受理の手続を行った後，当該請求書のコピーを2部作成し，そのコピー1部を請求者に渡し，残り1部を総務部総務課において保管し，請求書原本を主管課に送付するものとする。
また，主管課において受理の手続を行った場合については，当該請求書のコピーを2部作成し，そのコピー1部を請求者に渡し，残り1部を総務部総務課に送付し，請求書原本は主管課において保管するものとする。
3 情報が存在しない場合の取扱い
なお，公開請求に係る情報に代わるもので公開請求の趣旨に沿った他の文書により対応が可能であるときは，情報の提供等の方法で，できる限り請求者の意向に沿うよう努めるものとする。
第4 公開・非公開の決定についての事務処理
主管課においては，公開・非公開の決定についての事務を次により処理するものとする。
1 情報の検索・取出し
請求に係る情報を検索し，取り出す。
2 情報の内容の検討
公開請求に係る情報の内容について，条例第9条各号に該当するかどうかを検討し，必要に応じて関係課室長に協議すること。
3 第三者情報の取扱い
(1) 実施機関以外の者の意見等聴取
請求に係る情報に実施機関以外の者に関する情報が記録されているときに行う，当該実施機関以外の者の意見等聴取に当たっての主な留意事項は，次のとおりである。
ア 意見等聴取の観点
請求に係る情報に記録されている情報が同時に複数の適用除外事項に該当することもあり得るので，適用除外事項の各項目にわたって行う必要がある。
実施機関以外の者に関する情報について意見等聴取するに当たっての観点は，次のとおりである。
(ア) 個人に関する情報が記録されている情報については，公開することによる当該個人の識別可能性の有無及び条例第9条第2号ただし書イ及びウに該当する可能性があるときは，公開することにより当該個人に生ずるプライバシー侵害その他の支障の有無，内容，程度(条例第9条第2号)
(イ) 法人等に関する情報が記録されている情報については，公開することにより当該法人等に生ずる利益侵害の有無，内容，程度(条例第9条第3号)
(ウ) (ア)又は(イ)に該当する情報については，(ア)又は(イ)に掲げるもののほか，公開することにより生ずる犯罪の予防その他公共の安全と秩序に対する支障又は公開することにより個人に生ずる生命，身体，財産，社会的地位若しくは正常な生活に対する支障の有無，内容(条例第9条第7号)
(エ) 国等に関する情報が記録されている情報については，国等における当該情報の取扱い(非公開としているかどうか及び当該情報に係る国等からの指示，条件，依頼等の有無，内容等)
公開することにより国等に生ずる事務事業の公正かつ円滑な意思形成に対する影響の有無，内容，程度
公開することにより国等に生ずる事務事業の公正かつ円滑な実施に対する影響の有無，内容，程度
イ 意見等聴取の方法
意見及び説明の聴取は，口頭又は文書により行うものとする。
口頭により行った場合には，聴取の日時，場所，対応した相手方の職・氏名，聴取した意見・説明の内容，聴取者の氏名等を記録しておくものとする。
ウ 当事者が多数の場合
請求に係る情報に多数の市以外の者に関する情報が記録されているときは，同種の情報については，必要な範囲内の者から聴取するものとする。
(2) 専門的知識又は経験を有する者の意見等聴取
請求に係る情報に記録されている情報の内容が専門性，特殊性を有するものであるときは，専門的知識又は経験を有する者からの意見又は説明を聴取するものとする。
この場合，意見等聴取に当たっての留意事項については，前記アの場合と同様である。
4 決定のための内部調整
主管課においては，公開・非公開の決定に関する調査及び検討を行った後，次により内部調整を行うものとする。
(1) 本庁主管課との協議
各出先機関にあっては，本庁主管課と協議すること。
(2) 総務部総務課との協議
主管課及び(1)により協議を受けた本庁主管課は，非公開(一部公開を含む。)の決定を行う場合は，総務部総務課長に協議すること。
5 公開・非公開の決定に係る起案及び決裁区分
ア 公開・非公開の決定に係る起案は，起案用紙を用いて行うものとする。
イ 公開・非公開の決定は，実施機関の長が行う。
6 公開・非公開の決定期限までに決定を行うことができない場合
(2) 情報公開決定期間延長通知書の記載上の留意事項
ア 請求年月日の日付について
当該通知書本文に記入する請求年月日の日付は，情報公開請求書に記載されている日付によること。
イ 「公開を請求する情報の件名又は内容」欄について
情報の件名又は内容を記載すること。
ウ 「条例第7条第1項に規定する決定期間」欄について
請求があった日から起算して15日目の日を記載すること。
エ 「延長後の決定期間」欄及び「決定期間を延長する理由」欄について
期限までに決定できない理由を具体的に記載するとともに，公開・非公開の決定ができるおおよその時期を付記すること。
(3) 情報公開決定期間延長通知書の写しの送付
主管課において，情報公開決定期間延長通知書により請求者に通知したときは，同通知書の原議書については主管課において保管し，その写しを速やかに総務部総務課に送付すること。
第5 公開・非公開の決定を行ったときの事務処理
公開・非公開の決定を行ったときは，次の事務を処理するものとする。
1 請求者に対する通知
主管課は，公開・非公開の決定を行ったときは，その内容を請求者に対して次により通知するとともに，その写しを速やかに総務部総務課に送付すること。
(1) 情報の全部を公開するとの決定を行ったとき。
ア 情報公開決定通知書(規則様式第3号)により行う。
イ 情報公開決定通知書の記載上の留意事項
(ア) 請求年月日の日付及び「公開する情報の件名又は内容」欄について
第4―6―(2)決定期間延長通知書の記載上の留意事項のア及びイによること。
(イ) 「公開を行う日時及び場所」欄中の「日時」欄について
情報の公開の日時は，事前に請求者に電話等により連絡してその都合を確かめた上，事務執行上の都合等を考慮して定めること。
(ウ) 「公開を行う日時及び場所」欄中の「場所」欄について
原則として，主管課を指定するものとする。ただし，事務に支障がある場合は，公開の場所を指定するものとする。
(2) 情報の一部を公開するとの決定を行ったとき。
ア 情報部分公開決定通知書(規則様式第4号)により行う。
イ 情報部分公開決定通知書の記載上の留意事項
(ア) 請求年月日の日付及び「情報の名称」欄について
第4―6―(2)決定期間延長通知書の記載上の留意事項のア及びイによること。
(イ) 「情報の公開の日時及び場所」欄について
前記(1)―イ情報公開決定通知書の記載上の留意事項の(イ)及び(ウ)によること。
(ウ) 「公開をすることができない部分の概要及び理由」欄中の「部分の概要」欄について
公開することができない部分を明らかに特定することができる程度に，当該部分に記録されている情報の内容を具体的に記載すること。
(エ) 「公開をすることができない部分の概要及び理由」欄中の「理由」欄について
適用除外事項の該当号番号を記入する(当該情報が適用除外事項の複数の項目に該当する場合は，それぞれの該当号番号を列記する。)とともに，いかなる理由で非公開と判断したかを，請求者が了知し得る程度に，具体的に記載すること。
(オ) 「公開をすることができない部分について上記理由に該当しなくなる時期」欄について
公開することができるようになる確定期日を示すことができる場合に，その期日を記入すること。
なお，確定期日を示すことができない場合には，この欄を斜線により抹消すること。
(3) 情報を非公開とするとの決定を行ったとき。
ア 情報非公開決定通知書(規則様式第5号)により行う。
イ 情報非公開決定通知書の記載上の留意事項
(ア) 請求年月日の日付及び「情報の名称」欄について
第4―6―(2)決定期間延長通知書の記載上の留意事項のア及びイによること。
(イ) 「非公開とする理由」及び「上記理由がなくなる期日」欄について
前記(2)―イ情報部分公開決定通知書の記載上の留意事項の(エ)及び(オ)によること。
第6 公開の実施に関する事務処理
1 公開の場所
本庁各課室等の管理に属する情報及び各出先機関の管理に属する情報ともに，その公開は主管課において行うものとする。ただし，事務に支障があるときその他相当の理由があるときには，公開の場所を指定して公開できるものとする。
2 公開の実施
(1) 公開の実施の事務手続
ア 請求者が来庁した場合
(ア) 主管課の職員は，請求者が指定の日時に来庁したときは，決定通知書の提示を求め内容を確認するものとする。
(イ) 主管課の職員は，公開請求のあった情報を公開する場所において，必要に応じ情報の公開に立ち会い，請求者の求めに応じて情報の内容について説明をするものとする。
(ウ) 請求者が公開の場所に来てから情報の写しの交付を求めるときは，先に提出された請求書の所定の欄にその旨を記入して，後記(3)により交付するものとする。
イ 請求者が指定の日時に来庁しなかった場合
請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できなかった場合において，新たな日時の指定を求めてきたときは，第5―1―(1)―イ―(イ)の例により，新たな日時を指定し，公開に努めるものとする。
(2) 情報の閲覧の方法等
ア 情報の閲覧は，原則として当該情報の原本により行うものとする。ただし，当該情報の原本により公開することにした場合に，当該情報が汚損され，又は破損されるおそれがあるとき，その他相当の理由があるときは，当該情報の写しにより行うことができる。(条例第8条第3項)
イ 一部公開
条例第10条の規定に該当し，情報の一部の閲覧を行うときは，非公開部分に対する十分な防護措置を講じた上行うものとする。
ウ 情報の閲覧をする者が閲覧をするに当たって遵守すべき義務に違反し，又はそのおそれがあるときは，その者の閲覧を一時中止させ，是正を促すものとし，なお改善の見込みがないときは閲覧を禁止するものとする。
(3) 情報の写しの交付の方法
ア 情報の写しの作成は，乾式複写機により行うものとする。ただし，当該情報が，設計図面などであってこれにより難いときは，湿式複写機等による複写その他適宜の方法により行うことができる。
イ 情報の写しの作成は，公開に係る情報について，次により，請求者の求める情報の部分を確認するとともに，請求者が写しの作成に要する費用を納付したことを確認した後に行うものとする。
(ア) 写しの交付の請求があったときは，直接又は電話等により，その求める部分を確認する。
(イ) その費用を算定し，告知する。
(ウ) 請求者が告知に基づき費用を納付したことを確認する。
ウ 情報の写しの交付の部数は，請求件数1件につき1部とする。
エ 情報の写しの作成は，主管課において行うこと。
3 情報の写しの交付及びその郵送に要する費用の徴収
(1) 各課室等においては，情報の写しを作成する前に，情報の写し作成に要する費用納入のための納入通知書を作成し，請求者はその納入通知書により出納室へ現金を納入するものとする。ただし，出先機関においてはその主管課で徴収し，領収書を交付するものとする。
(2) 費用の額は，乾式複写機により写しを作成する場合は，1枚につき10円とし，乾式複写機以外の方法により写しを作成する場合は，その都度，実費を勘案して課室長が求める額とするものとする。
(3) 歳入科目は，(款)諸収入，(項)雑入，(目)雑入，(節)雑入とする。
(4) 請求者が情報の写しの郵送を希望する場合は，写しの作成に要する費用として現金を，郵送料として切手を送付してもらい，それらが送付されてきた後に領収書を当該情報の写しとともに郵送するものとする。
第7 情報公開事務の処理状況の把握
1 総務部総務課長は，情報公開請求書収受簿を備え，各課室等における情報公開事務の処理状況を十分に把握しておくものとする。
2 総務部総務課長は，前項の事務を行うため必要があると認めるときは，各課室等に対して必要な報告を求めることができるものとする。
第8 その他
それぞれの実施機関については，この訓令を準用するものとする。
附則
この訓令は，平成18年3月27日から施行する。
附則(平成21年訓令第28号)
この訓令は，平成21年12月1日から施行する。
附則(令和元年訓令第24号)
この訓令は，公布の日から施行する。