○小美玉市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成18年3月27日
訓令第25号
(目的)
第1条 この訓令は，小美玉市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め，もって戸籍データ等の保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システムとは，戸籍専用コンピュータにより現在戸籍，除かれた戸籍(以下「除籍」という。)，附票及び人口動態調査票等を，磁気ディスク等に記録し，戸籍事務，附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データとは，戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 戸籍データとは，磁気ディスクをもって作成された戸籍又は除かれた戸籍に関する記録をいう。
(4) 戸籍データ等とは，データ，戸籍データ，ソフト，ドキュメント等をいう。
(5) 磁気ディスク等とは，磁気ディスク，光磁気ディスク，磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(6) ドキュメントとは，システム設計書，プログラム説明書，操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ等の保護について統括的管理を図るため，戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き，市民生活部長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は，戸籍データ等の管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し，戸籍データ等が適確に管理されるよう努めなくてはならない。
2 保護管理者は，戸籍情報システムについて，火災，盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また，事故が発生したときは，保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し，戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため，取扱責任者を置き，保護管理者が指定する市民課職員をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は，データの漏えい，紛失及びき損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は，来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは，戸籍事務，戸籍附票事務，人口動態等の関連事務以外に利用してはならない。
4 入出力されたデータは，不要となった時点で，速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは，法令に定めがあるものを除き，外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は，磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに，その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については，名称，作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは，記録内容を消去した上で，焼却，裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は，戸籍情報システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は，施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は，作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは，焼却，裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は，ドキュメントを最新の状態に維持し，適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は，ドキュメントの外部への持ち出し，複写又は廃棄のときには，保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は，戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め，個別に入出力を制御するパスワードを設定し，付与しなければならない。
2 保護管理者は，パスワードの設定，更新，発行，保管等の運用方法を定め，これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は，パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は，パスワードを第1項により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は，自己のパスワードを他人に漏らし，又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は，取扱責任者に次の事項を報告させ，常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運営に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は，取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は，戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また，見出データ及び戸籍に関するデータを，戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第14条 保護管理者は，戸籍データの適正な管理を図るため，別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修及び点検の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため，新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育，訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
2 戸籍データの安全を確保するため年1回の定期点検を実施するとともに記録簿を備えこれに記録するものとする。
(守秘義務)
第16条 戸籍情報システムに関する事務に従事するものは，その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も，同様とする。
(会議)
第17条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため，戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は，保護管理者が必要に応じて，戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は，保護管理者，取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は，市民生活部市民課において処理する。
附則
この訓令は，平成18年3月27日から施行する。
附則(平成18年訓令第120号)
この訓令は，平成19年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ・施錠のできる保管室に設置 ・保管室のかぎの管理 | サーバは施錠のできる保管室に設置し，保護管理者がそのかぎを管理する。サーバを起動する者は，保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は，保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し，起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し，そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のできる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し，そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |