公文書の名あて人に付ける敬称の取扱いに関する規程

○公文書の名あて人に付ける敬称の取扱いに関する規程

平成18年3月27日

訓令第7号

(趣旨)

第1条　この訓令は、公文書の名あて人に付ける敬称(以下「敬称」という。)に「様」を用いることに関し、特に必要な事項を定めるものとする。

(敬称の用い方)

第2条　敬称には、「様」を用いるものとする。ただし、法令の定めのあるもの、その他市長が「様」を用いることが適当でないと認めたものについては、この限りでない。

(その他)

第3条　この訓令に定めるもののほか、敬称に「様」を用いることに関し必要な事項は、市長が定める。

附則

この訓令は、平成18年3月27日から施行する。

参考1

公文書に用いる敬称

公文書に用いる敬称は「様」とする。ただし、次に掲げるものは除く。

(1)　表彰状等文書の内容、形式から「殿」が適切と思われる文書

(2)　法令等により、様式で「殿」が適切と思われる文書

(3)　その他市長が「様」を用いることが適切でないと認めたもの

参考2

わかりやすく、親しみやすい文書づくりをめざして

書き言葉や話し言葉は、行政と市民とのコミュニケーションを図る上でも最も重要な役割を果たします。

現在、仕事の中で使われている言葉には、役所独特の考え方や仕事の進め方の中から生まれたいわゆる「役所言葉」といったものがあります。

しかし、こうした「役所言葉」は長い習慣から無意識のうちに使われているために、職員にとってあまり抵抗のないものでも、市民にとってはなじめないものがあります。

たとえば、冷たい、むずかしい言葉は、行政がいくら優れた構想や政策を掲げても理解されにくく、市民と心を通わせることはできません。

そのためには、市民と共通の立場に立って、意思が通じあう、わかりやすく、親しみやすい言葉を使うことで、市民とのより大きなかけ橋づくりをしようとするものです。

こうした意味で、公文書の名あて人に付ける敬称に「様」を用いることとあわせ、市民の立場に立った、ぬくもりのある、きめこまかな文書づくりに心がけましょう。

わかりやすく、親しみやすい文書づくり用文例

(五十音順)


気になる言葉や言い回し			用文例
い	如何なる		いかなる、どのような
	遣憾なきよう、遣憾なく		適切に処理する(行う)よう手落ちのないよう記入漏れのないよう
	遺憾である		残念である
	如何ともしがたく		どのような方策も考えられない適用する制度もなく
	いただきたく		いただきますよう

え	鋭意	取り組んでいるところ	取り組んでいる
え	鋭意	努力します	努力します

お	追って～する		後日～する
か	該当なき旨		該当がないこと
	係る		関する、このような
	かかる～を		このような～を
	可及的速やかに		早急に、できるだけ早く
	格段の		(なるべく使用しない)
	～方について		～について、～を～されるよう
	格別の		(なるべく使用しない)
	格別の配慮を願います		よろしくお願いします
	各般にわたって		それぞれについて
	過日		先日、さきごろ
	過般		先日、さきごろ
	かような		このような
	勘案し		考慮して、よく考えて
	鑑み		～を考慮して、考え合わせて
	勧奨する		勧める
	還付する		返す、返還する
	肝要である		最も重要である
	可能な限り		(具体的に書く)
き	貴(管)下職員		貴所属(の)職員
	貴見のとおり		そのとおりですあなたの意見のとおり
	疑義が(生じたので)		疑問があるので
	貴傘下		(なるべく使用しない)
	貴職におかれましては		あなたには
	忌憚のない		率直な
	狭隘な		狭い
	祈念する		お祈りする
	寄与する		役立つ
	供し、～に供し		役立てる、～して、～させて
	期日厳守の上		必ず期日までに
け	堅持する		堅く守る
け	厳に		(なるべく使用しない)
こ	御教示願いたい		お教えください
	御高裁		御決裁
	御高配		御配慮
	御臨席		御出席
	御考察		(なるべく使用しない)
	御査収		お受けとり、お収め
	御承知のごとく		御承知のように
	御精察(賜りますよう)		見ていただくよう
	御多端の折		お忙しいところ御多忙の折
	御同道		御一緒
	御繁務のところ		お忙しいところ
	これが～		この
	此方に		こちらに
	今般		このたび
	懇請する		お願いする
	今後かかることのないように		今後このようなことのないように
	御案内のとおり		御承知のとおりよく御存じのとおり
さ	～されたい		～してください
	～されたく～します		～してくださるよう～します
	参考までに通知します		(通知しますので) (お知らせしますから)参考にしてください
	定めるところによる		～に定められているとおり
し	小職から		私から、当方から
	至急回答されたくお願いします		至急回答してください
	資するため		役立てるため、助けとするため
	支障のない		差し支えない
	事態が生じている		事態になっている
	～したところであるが		～しましたが
	～してきているところである		～している
	事務処理上必要とする		(その場に応じて具体的に書く)
	～する次第です		～します
	思料する		考える、思う、判断する
	所要の		必要な
	承認することとなったので通知する		承認された(した)のでお知らせします
	所定の		定められた、決められた
	慎重に対処		慎重に～を行う
	証す		証明する
	所存であります		考えております、～する考えです
	主務課		担当課(具体的に書く)
	出席方についてよろしくお取り計らい願います		出席させてください、出席についてよろしくお願いします
	周知徹底されたい		全員にお知らせください
	熟知の上		よく御承知の上
	種々		いろいろと
	遵守		守る
	従来の(とおり、例)		いろいろな理由(その場に応じてできるだけ具体的に書く)
	充当する		充てる
	進捗状況		進み具合、進行状況
	しかるに		ところが
す	速やかに		(期日を明確に)できない場合は早急に
	数次にわたる		数回にわたる
	～することとしたので(通知)します		～しますので(お知らせ)します
	～することを妨げない		～することができる
	～するものとする		～します
せ	先般		先日
	善処します(されたい)		適切に処理する(その場に応じてできるだけ具体的に書く)
	～せられたい		～してくださるよう
	～せられんことを		～してください
	積極的に		(具体的に書く)
そ	存じます		思います
	送致する		送る、送付する
	その旨		そのこと
	即応した		～にかなった
	その時宜に適した		その時にあった(適した)
た	多大なる		多くの
た	直ちに		早急に
ち	衷心より		心から
	遅滞なく		早急に
	ちょう付する		はり付ける
	聴聞		意見を聞く
つ	通知する		お知らせします
て	添付(書類)		提出していただく書類
と	～といえども		～であっても
	特段の通知のない限り		改めて(特に)通知しない限り
	当該		その～、この～
	～ところであります		～しています
	殿		様
な	何分の～を		(なるべく使用しない)
な	～なきよう		～のないよう
に	～に当たっては		～するときには
	～においては		～では、～は
	～にかかる(～に係る)		～に関する
	～に供する		(事例に応じてやさしい言葉に換える)
	～により行われているところでありますが		～により行っていますが(おりますが)
ね	願いたい		お願いします
	念のため申し添えます		(なるべく使用しない)
	～を念頭において		～考慮しながら
の	～の一環として		～の一つとして
	～のごとく		～のように
	～の時点にあっては		～の時は
は	～図るべく		～するように、～図るように
	～の運びとなりました		～しました
	万全を期す(期されるよう)		間違いのないよう十分注意する(よう)
ひ	標記 (～までに)必着(のこと)		このことについて (～までに)必ず提出してください
ふ	復命する		結果を報告します
へ	別途～する(します)		改めて～します後日～します別に～します
	別添(のとおり)		別紙(のとおり)
	別段通知なきときは(限り)		別に(改めて)(新たに)通知をしないときは
	返戻する		返す、戻す
ほ	本件		この件
ま	前向きに検討する		～できるように検討します
め	目途とする		目標とします
ゆ	有する		ある、持っている
ゆ	唯一の		ただ一つの
よ	よろしくお取り計らいください		よろしくお願いしますよろしくお願い申し上げます
り	了知		了解、理解、承知
	留意		注意
	良好と認められる		良いと思われる
を	～を要する		～を必要とします～が必要です
	～を要しない		～を必要としません
	～号をもって		～号で
	～を賜わり		～をいただき
	～を図られたい		～をお願いします～してください
	～を了とする		～を終える、～を済ませる
	～を望んでやみません		～を希望します、～を望みます