(趣旨)

第1条　この訓令は，小美玉市立学校管理規則(平成18年小美玉市教育委員会規則第9号)第34条の規定に基づき，文書処理その他の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務の代決)

第2条　校長が不在のときは，教頭(副校長を置く学校にあっては副校長)がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第3条　重要又は異例に属すると認める事務については，前条の規定による代決をすることができない。ただし，あらかじめ，処理の方針を指示されたもので，特に急施を要するものについては，この限りでない。

(文書取扱主任)

第4条　学校における文書事務を円滑に処理するため，文書取扱主任を置く。

(到着文書の処理)

第5条　学校に到着した文書は，速やかに次に定めるところにより処理するものとする。

第6条　校長は，前条第1号の規定により閲覧したときは，自ら処理するもののほかは，処理意見を示し，教頭(副校長を置く学校にあっては副校長)を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第7条　文書の受理番号は，文書受理簿により一連番号を付し，毎年4月1日に更新するものとする。

(立案)

第8条　事件の処理については，担当職員において，立案し，校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第9条　発送を要する文書は，担当職員において浄書の上公印及び契印を押し，文書取扱主任に回付するものとする。

(文書の発送番号)

第10条　文書の発送番号は，文書発送簿により一連番号を付し，毎年4月1日に更新するものとする。

(処理済の文書の編冊)

第11条　処理済の文書は，おおむね次の区分により分類し，年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し，一定の場所に保管しておくものとする。ただし，第14条の規定により，別表に表簿の分類がなされているものについては，当該分類によるものとする。

(未処理の文書の保管)

第12条　未処理の文書は，担当職員において一定の場所に保管し，常にその所在を明らかにしておくものとする。

(表簿の保存)

第13条　表簿は，書庫(書棚)に収め，虫害，湿気及び火気に注意し，かつ，非常事態に際し，特に保全を要するものは，書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し，保存するものとする。

(表簿の保存年限)

第14条　表簿の保存年限は別表のとおりとし，保存期間の計算は，その完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第15条　保存表簿は，学校外に持ち出し，又は外部のものに公開してはならない。ただし，校長の許可を受けたときは，この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第16条　保存期間の満了した表簿は，校長が焼却処分に付するものとする。

(その他)

第17条　この訓令に定めるもののほか，事務処理に関し必要な事項は，校長が定める。