○小美玉市職員旧姓使用取扱要綱
令和元年5月17日
訓令第18号
(趣旨)
第1条 この訓令は,小美玉市に勤務する一般職に属する職員(臨時及び非常勤の職員を除く。以下「職員」という。)が婚姻,養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も,以前に使用していた氏(以下「旧姓」という。)を職場等に使用することに関し,必要な事項を定めるものとする。
(旧姓の使用範囲)
第2条 職員は,法令等の規定に反するおそれのない,専ら職員間で使用している文書等について,職務遂行上又は事務処理上著しい支障を生じないものに限り,旧姓を使用することができる。ただし,次に定める文書等については,旧姓を使用することができない。
(1) 公権力の行使に係るもの
(2) 職員の権利・義務に係るもの等で特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの
(3) 税務署,共済組合,退職手当組合,年金事務所,銀行その他外部の機関に支障を及ぼすおそれのあるもの
(4) 法令等により戸籍上の氏名を使用することが定められているもの
(5) 職員の身分関係に係るもの
(6) その他職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を生ずるおそれのあるもの
(承認の申請)
第3条 職員は,旧姓を使用しようとするときは,市長の承認を受けなければならない。
2 職員は,前項の承認を受けようとするときは,婚姻等により戸籍上の氏を改めたことによって小美玉市職員服務規程(平成18年小美玉市訓令第40号)第4条第2項に規定する履歴事項の変更を届け出る際,又は当該届出の後速やかに,所属長を経由して旧姓使用承認申請書(様式第1号)により市長に申請しなければならない。
(承認の取消し)
第5条 市長は,前条の規定により旧姓の使用を承認した後において,当該承認を受けた者(以下「旧姓使用者」という。)の旧姓の使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは,当該旧姓使用者に係る旧姓の使用の承認を取り消すことができる。
(使用の中止)
第6条 旧姓使用者は,旧姓の使用を中止しようとするときは,旧姓使用中止届(様式第4号)により,所属長を経由して市長に届け出なければならない。
(所属長の責務)
第7条 所属長は,所属職員の旧姓の使用に関し,適切な運用が図られるよう努めなければならない。
(旧姓使用者の責務)
第8条 旧姓使用者は,旧姓の使用に当たり,常に市民又は職員に混乱が生じないよう努めなければならない。
(旧姓使用者台帳)
第9条 市長は,旧姓使用者台帳(様式第5号)を備え,旧姓の使用について適正な管理に努めなければならない。
(書類の提出)
第10条 この訓令に基づき市長に提出すべき書類は,所属長を経て総務部長に提出するものとする。
(委任)
第11条 この訓令に定めるもののほか,旧姓の使用に関し必要な事項は,市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は,令和元年6月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第12号)
この訓令は,令和4年4月1日から施行する。